Créer un compte pour un extérieur

Modifié par Baptiste Mary le 2024/01/16 11:01

Lorsque vous souhaitez partager un document avec un collaborateur extérieur à CYU, vous devez créer un «utilisateur partagé» sur CY Box.

La création d’un utilisateur doit être réservée aux collaborateurs possédant une adresse email institutionnelle : les adresses personnelles sont à proscrire.
Sauf dans le cadre de stages, ne créez pas de compte pour des étudiants (préférez l’usage d’une zone de dépôt).

Par défaut, les utilisateurs extérieurs ont des droits limités sur la plateforme : ils ne peuvent pas créer ou partager eux mêmes des documents. Ils ont uniquement accès aux cellules que vous avez créé et auxquelles ils sont assignés (voir création de cellule).

Vidéo résumé

Création d'un compte extérieur (ancienne interface) : lien vers la vidéothèque

Création d’un utilisateur extérieur dans votre carnet d’adresses

Depuis le menu principal, sélectionnez «Annuaire»
Depuis l’annuaire, sélectionnez l'onglet «Utilisateurs partagés», puis cliquez sur l’icone «Créer un utilisateur» en haut à droite.
Remplissez le formulaire qui apparaît avec les informations concernant votre collaborateur.
Un email institutionnel valide est primordial.
Par défaut, un email d’invitation contenant le mot de passe sera envoyé au collaborateur (case cochée en bas du formulaire).

Éditer un utilisateur

Si vous désirez changer le mot de passe, les droits d’accès ou tout autre détails concernant un compte extérieur, cliquez sur l’icone «Éditer» de l’utilisateur conterné.