Découverte de CY Box

Last modified by Baptiste Mary on 2024/01/11 11:27

La fenêtre principale de votre compte CY Box vous montre, au centre, les derniers dossiers ou documents utilisés.

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Par défaut, il existe deux dossiers pré-existants:

  • le dossier  Personal Files, (fichiers personnels) prévu pour contenir des données privées,
  • le dossier  Common Files, (fichiers communs) prévu pour contenir des données ouvertes à tout utilisateur pouvant se connecter à CY Box : ouvrez-le, vous y trouverez ce que les autres utilisateurs ont partagé à la communauté.

Les éléments placés dans le dossier Common Files ne doivent pas être confidentiels, car ils sont visibles de tous. Par exemple, les documents administratifs concernant votre structure ou les copies des étudiants n'y ont pas leur place. Les cellules de partage (pour l'administration) ou les zones de dépots (pour l'enseignement) répondent à ces besoins.

Par la suite, vous créerez vos propres fichiers, dossiers et cellules de partage de documents (cells), dont vous choisirez vous-même la visibilité aux autres utilisateurs :

  • partager avec un membre de la liste des personnels de CYU ;
  • partager avec une personne extérieure à CYU ;
  • partager avec une équipe d'utilisateurs (team), que vous allez vous-même créer (et pouvant contenir aussi bien des personnels de CYU que des extérieurs).

Afin de faciliter la gestion des partages (qui a accès à quoi), CY Box utilise le concept de cellule. Les cellules sont des dossiers, dans lesquels vous ajouterez des fichiers et dossiers. La seule différence avec un dossier standard est la possibilité de partager des données et de donner des droits d'accès sur ce partage. Tout ce qui sera créé dans la cellule par la suite héritera des mêmes propriétés de partage.

Le service CY Box permet de partager des documents avec des membres du personnel de l'université, mais aussi avec des personnes extérieures. Pour collaborer avec des extérieurs (ou avec des étudiants), il suffit de leur créer un compte et de les inviter. Il est à noter que les collaborateurs extérieurs ont par défaut des droits limités sur la plateforme : ils ne peuvent pas créer ou partager eux mêmes des documents. Il est cependant possible au propriétaire d'une cellule de donner un droit de création dans la cellule à ses collaborateurs.