CY Box

Version 3.5 par Baptiste Mary le 2024/01/11 11:02
Contents

CY Box : Service d'édition collaborative de documents

Le service CY Box permet :

  • de travailler de manière collaborative sur un même document,
  • de partager un document, soit publiquement, soit en mode restreint avec des collaborateurs de CYU et / ou extérieurs à l'université.

L'édition collaborative consiste à travailler sur un unique document simultanément avec des collaborateurs. Pour cela, le document partagé doit être "en ligne" afin d'être accessible à tous.

À la différence d'autres solutions comme googledrive, dropbox, les données partagées par CY Box sont hébergées dans l'université. 

Le service CY Box dispose d'une capacité de stockage de 10 To pour les données utilisateurs. Il n'y a pas de quotas par utilisateur.

Chaque document sur CY Box est automatiquement versionné sur une période de 30 jours.  Cela signifie qu'à chaque modification de vos documents, une version sans modification est conservé et est accessible pendant 30 jours. Ceci permet de revenir en arrière, ou de voir qui a modifié quoi dans le cas d'un travail en équipe. Au delà de 30 jours sans modifications, seule la dernière version est conservée.

Première connexion

Vidéo résumé

Connexion au service CY Box : utiliser ce lien vers la vidéothèque

Login

Le service CY Box utilise l'annuaire de l'université : vous pouvez vous connecter au service en utilisant vos identifiants et mot de passe habituels de l'ENT (https://monucp.cyu.fr).

Se connecter à l'URL du service : https://box.cyu.fr/
Renseignez vos identifiants et mot de passe dans la fenêtre d'accueil :

Capture d’écran du 2024-01-11 10-15-12.png

Vous voilà dans la page principale de votre compte CY Box.

Capture d’écran du 2024-01-11 10-38-22.png

Découverte du service CY Box

La fenêtre principale de votre compte CY Box vous montre, au centre, les derniers dossiers ou documents utilisés.

Par défaut, il existe deux dossiers pré-existants:

  • le dossier  Personal Files, (fichiers personnels) prévu pour contenir des données privées,
  • le dossier  Common Files, (fichiers communs) prévu pour contenir des données ouvertes à tout utilisateur pouvant se connecter à CY Box : ouvrez-le, vous y trouverez ce que les autres utilisateurs ont partagé à la communauté.

Les éléments placés dans le dossier Common Files ne doivent pas être confidentiels, car ils sont visibles de tous. Par exemple, les documents administratifs concernant votre structure ou les copies des étudiants n'y ont pas leur place. Les cellules de partage (pour l'administration) ou les zones de dépots (pour l'enseignement) répondent à ces besoins.

Par la suite, vous créerez vos propres fichiers, dossiers et cellules de partage de documents (cells), dont vous choisirez vous-même la visibilité aux autres utilisateurs :

  • partager avec un membre de la liste des personnels de CYU ;
  • partager avec une personne extérieure à CYU ;
  • partager avec une équipe d'utilisateurs (team), que vous allez vous-même créer (et pouvant contenir aussi bien des personnels de CYU que des extérieurs).

Afin de faciliter la gestion des partages (qui a accès à quoi), CY Box utilise le concept de cellule. Les cellules sont des dossiers, dans lesquels vous ajouterez des fichiers et dossiers. La seule différence avec un dossier standard est la possibilité de partager des données et de donner des droits d'accès sur ce partage. Tout ce qui sera créé dans la cellule par la suite héritera des mêmes propriétés de partage.

Le service CY Box permet de partager des documents avec des membres du personnel de l'université, mais aussi avec des personnes extérieures. Pour collaborer avec des extérieurs (ou avec des étudiants), il suffit de leur créer un compte et de les inviter. Il est à noter que les collaborateurs extérieurs ont par défaut des droits limités sur la plateforme : ils ne peuvent pas créer ou partager eux mêmes des documents. Il est cependant possible au propriétaire d'une cellule de donner un droit de création dans la cellule à ses collaborateurs.

Documentations qui suivent

  1. Créer un compte pour un extérieur.
  2. Créer une équipe d'utilisateurs (Team).
  3. Créer une cellule de partage (Cell).
  4. Éditer un document
  5. Créer un lien public vers un fichier
  6. Créer une zone de dépot
  7. Droits d'accès
  8. Synchroniser ses documents avec CellsSync
  9. Dépannage

Pour aller un peu plus loin

La solution adoptée pour la CY box est pydio cells. Vous trouverez quelques vidéos de présentation sur le site de pydio : https://pydio.com/fr/fonctionnalités